Welke personeelszaken moet je allemaal op orde hebben?

Arbeidsovereenkomst en administratie

1. Van alle werknemers is een getekende arbeidsovereenkomst aanwezig.
2. Alle basisgegevens zijn in een personeelsdossier vastgelegd. Denk hierbij aan: naam, voornamen en voorletters, geslacht, geboortedatum & geboorteplaats, nationaliteit, adres en woonplaats, telefoonnummer, bank- of gironummer, bij minderjarigen de gegevens van ouders en of verzorgers, datum indiensttreding, wie waarschuwen in geval van nood. "
3. Van alle werknemers is er een ondertekende loonbelastingverklaring.
4. Van alle werknemers is een kopie van het identiteitsbewijs met daarop het BSN nr aanwezig.
5. Er zijn duidelijke afspraken met uw personeel met betrekking tot het gebruik van bedrijfsmiddelen, zijn deze vastgelegd (in subcontracten).
6. Medewerkers ontvangen aanvullende vergoedingen zoals reiskosten, geld voor schoeisel, etc. Deze afspraken zijn in het personeelsdossier vastgelegd.
7. Medewerkers die beschikking hebben over een auto van de zaak hebben een gebruikersovereenkomst ondertekend.
8. Het bedrijf maakt gebruik van de werkkosten regeling (zoals voor kerstpakketten).
9. Er is vastgelegd welke PBM’s een medewerker verstrekt heeft gekregen.
10. De PBM’s gecontroleerd op deugdelijkheid.
11. Er is een personeelshandboek.
12. Officiële waarschuwingen worden vastgelegd.
13. Alle regelingen van de cao zijn bekend.
14. De wettelijke en bovenwettelijke vakantie dagen vastgelegd en genoten.
15. Deze dagen komen ook op het juiste moment te vervallen.

Beloning

1. Er zijn functiebeschrijvingen aanwezig.
2. Er wordt gebruik gemaakt van een salarisgebouw.
3. Het is duidelijk voor werkgever én werknemer wanneer er een loonsverhoging doorgevoerd dient te worden.
4. Overwerk wordt bijgehouden.

Functioneren

1. Er worden functioneringsgesprekken gehouden.
2. Er worden evaluatiegesprekken gehouden met (nieuwe) werknemers.
3. Je bent tevreden over de werkhouding van alle werknemers.
4. Je weet hoe te handelen als iemand niet naar behoren functioneert.

Opleidingen

1. De werknemers die VCA gecertificeerd moeten zijn hebben een geldig certificaat.
2. Verloopdata van alle certificaten worden bijgehouden.

Ziekte & re-integratie

1. Er is iemand binnen het bedrijf verantwoordelijk voor het bijhouden van ziekteverzuim.
2. Je voert een verzuimregistratie.
3. Je weet wat het ziekteverzuim percentage is.
4. Het ziekteverzuimpercentage is lager dan 3%.
5. Er is een ziekmeldingsprotocol.
6. Je weet welke diensten de Arbodienst precies aanbiedt.
7. Je weet wat de loondoorbetalingsverplichting is.
8. De Wet van Poortwachter wordt bewaakt.
9. Er is géén sprake van langdurig of frequent verzuimende werknemers.
10. Er is géén sprake van een arbeidsconflict.

Arbeidsomstandigheden

1. Er is een RI&E opgesteld die actief wordt bijgehouden.
2. Er is een plan van aanpak bij de RI&E die actief wordt bijgehouden.
3. Er zijn verbeteringen op basis van het plan van aanpak doorgevoerd.
4. Je kent de regels omtrent de arbeidstijdenwet.
5. De maximale werktijden worden gehandhaafd.
6. Er zijn voldoende BHV-ers in dienst.
7. De BHV cursus is maximaal een jaar geleden gevolgd.
8. Er is een preventiemedewerker.
9. Er is een rookbeleid.
10. Er worden toolboxmeetings (TBM) gehouden.
11. De medewerkers tekenen voor aanwezigheid bij een TBM.
12. Je weet hoe je ongevallen moet melden en registreren.

Arbeidsongeschiktheid, aansprakelijkheid en verzekeringen

1. Je hebt een aansprakelijkheidsverzekering voor het personeel.
2. Je hebt een arbeidsongeschiktheidsverzekering voor het personeel.
3. Je hebt een verzuimverzekering voor het personeel.
4. Je weet wat de bovenstaande verzekeringen precies dekken/vergoeden.
5. Je weet wie het risico voor arbeidsongeschiktheid draagt. (Jij of het UWV)

Medezeggenschap

1. Je hebt regelmatig overleg met de medewerkers.
2. Er worden van deze bijeenkomsten notulen gemaakt.
3. Er wordt op verschillende manieren en regelmatig met medewerkers wordt gecommuniceerd. Denk aan bijv.: bord waarop berichten komen te hangen, nieuwsbrieven, narrow-casting.
4. Er is een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. 

Ontslag

1. Je bent op de hoogte van de ontslagregels.
2. Je bent op de hoogte van de regels t.a.v. de transitievergoedingen.
3. Uitdiensttreding wordt ook altijd naar de werknemer bevestigd.

Pensioen

1. Je kent de regels voor pensioen binnen jouw branche.
2. De pensioenafdrachten worden correct uitgevoerd.
3. De werknemers zijn ervan op de hoogte op welke wijze het pensioen is geregeld.

Werving, selectie en aanstelling

1. Je weet hoe de personeelsplanning er voor het komende jaar uitziet.
2. Je kunt zelf vacatures op een correcte wijze opstellen en uitvragen.
3. Je weet welke inschaling voor welke functie geldt.
4. Je weet dat er geen onderscheid in beloning is tussen uitzendkrachten en vaste medewerkers.
5. Er zijn voor de uitzendkrachten inleenovereenkomsten afgesloten.
6. Je weet welke beloning en kosten er voor uitzendkrachten van belang zijn.
7. Er zijn voor zzp-ers inleenovereenkomsten afgesloten.

Heb je stellingen met ‘nee’ beantwoord?  

Neem dan contact op met een personeelsadviseur. Zoals Heleen van Zanten. 

Samen kunnen jullie personeelszaken goed regelen en risico’s voorkomen.

Personeelszaken Checklijst.pdf (139.72KB)

Personeelszaken Checklijst.pdf (139.72KB)